Formular 3 · intern

Fallaufnahme

Vor dem Klärungsgespräch wird der Fall einmal vollständig aufgenommen: Chronologie, Zusagen, Beziehungslage, Gesprächsziel. Fakten, keine Bewertung.

A

Vorgang und Beteiligte

Aus der Signalaufnahme, Format SIG-JJJJ-XXXX
B

Chronologie des Falls

Nur was nachweisbar passiert ist, in der Reihenfolge, in der es passiert ist. Beginne beim ersten Kontaktpunkt, der zum Signal geführt hat. Links entsteht daraus die Zeitachse — Lücken zwischen Ereignissen sind oft der eigentliche Befund.

0 von mindestens 2 Ereignissen erfasst
Der früheste Zeitpunkt, an dem das Signal rückblickend sichtbar war — nicht der Tag, an dem wir es bemerkt haben.
Der Abstand zum Signaldatum ergibt die Kennzahl Vorlaufzeit — über alle Fälle hinweg die aussagekräftigste Zahl, die wir haben.
C

Zusage und Stand

Im Wortlaut aus Angebot, Call oder Mail — nicht paraphrasiert
Der tatsächliche Stand, prüfbar
Mehrfachauswahl möglich
Mails, Screenshots, Angebot. Max. 5 Dateien à 10 MB.
D

Beziehung und Ursache

Einschätzung, kein Messwert
1 — Vertrauen weg10 — trägt weiter mit
Name und Rolle — nicht zwingend der Ansprechpartner
Die Zuordnung, nach der im Board ausgewertet wird. Eine Entscheidung, keine Aufzählung.
Woran die Zusammenarbeit scheitern würde, wenn sie scheitert. „Unklar“ ist eine zulässige Antwort — geraten wird nicht.
Pflicht. Wer nur die eigene Erklärung prüft, geht falsch vorbereitet ins Gespräch.
E

Vorbereitung des Gesprächs

Zuerst die Gate-Entscheidung, dann die Vorbereitung: ein Ziel, eine Grenze, ein Fallback. Alles vor dem Gespräch festgelegt — nicht darin.

Die Entscheidung vor dem Gespräch: Wird dieser Kunde gehalten oder nicht? „Kein Rettungsversuch“ ist eine legitime Antwort — dann wird der Ausstieg geordnet geführt statt halbherzig gerettet.
Ein Satz, an dem sich das Gespräch messen lässt
Was ist möglich, wenn es nötig wird
Nach dem Absenden ist die Fallakte die Grundlage des Klärungsgesprächs. Nachträge laufen über Formular 4.

Diese Aufnahme bewertet keine Kollegen. Sie beschreibt, was passiert ist.

Sie enthält keine Zusage an den Kunden. Der Verhandlungsraum ist intern.

Sie enthält kein Ergebnis. Das Ergebnis wird nach dem Gespräch nachgetragen.